Estamos burocratizando las empresas en exceso (II): Protocolo para uso de medios informáticos.

La importancia de una correcta regulación interna del uso de los medios informáticos en el ámbito laboral ha alcanzado con la llegada de la Ley de Trabajo a Distancia, mayor relevancia si era posible. Podríamos decir que la falta de regulación concreta y las remisiones a la negociación colectiva, donde no en todos los casos se contemplan reglas específicas, aboca a las empresas a laelaboración de una normativa privada que garantice una mayor seguridad en la prestación de servicios tanto a empresario como a trabajadoresquedirectamente pueden entrar en conflicto con ella e, incluso, con la legalidad vigente

Nuestra experiencia, en ese sentido es que los protocolos telemáticos para el uso de los equipos de las empresas son casi inexistentes por lo que no existe corte de cómo los trabajadores deben utilizar los medios tecnológicos en el trabajo.

Es habitual observar, con cierta impotencia como los empleados acuden a internet para otros cometidos que no coinciden con los objetivos de la empresa o que incluso son incompatibles con éstos y entran en concurrencia.

Se dan así conductas o comportamientos que deberían ser sancionables y que pueden tener efecto perverso de imposibilidad de hacerlo o de hacerlo, riesgos de nulidad.

He aquí unos ejemplos:

  • Incumplimiento de la normativa de protección de datos. 
    • Incumplimiento de la normativa de propiedad intelectual. 
    • Ataque a normas laborales. 
    • Infracciones al derecho penal, etc. 

Cualquier trabajador que se instale en el ordenador de la empresa, material musical o audiovisual, altere programas ajenos u otros contenidos, dañe ficheros de terceros a través del equipo, abuse de las herramientas tecnológicas de su organización (enviando correos personales…)., puede estar quebrantando la normativa de usos informáticos y causando un perjuicio a la empresa.

A nuestro juicio es o debería ser obligatorio tener establecidos estos procedimientos internos en esta obligación especifica.

El art. 91 de la LOPDGDD, establece que «los convenios colectivos podrán establecer garantías adicionales de los derechos y libertades relacionados con el tratamiento de los datos personales de los trabajadores y la salvaguarda de derechos digitales en el ámbito laboral», lo que permitirá regular con mayor detalle en sede de negociación colectiva todo este nuevo elenco normativo complementando, el art. 18 de la LTD, fija:

«2. La empresa, previa audiencia de la representación legal de las personas trabajadoras, elaborará una política interna dirigida a personas trabajadoras, incluidas los que ocupen puestos directivos, en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática. En particular, se preservará el derecho a la desconexión digital en los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia, así como en el domicilio de la persona empleada vinculado al uso con fines laborales de herramientas tecnológicas.

Los convenios o acuerdos colectivos de trabajo podrán establecer los medios y medidas adecuadas para garantizar el ejercicio efectivo del derecho a la desconexión en el trabajo a distancia y la organización adecuada de la jornada de forma que sea compatible con la garantía de tiempos de descanso».

En caso de que no exista en convenio colectivo estos procedimientos sería conveniente llegar a un acuerdo de empresa con la representación legal de los trabajadores o formalizar un documento interno consultado a la representación legal de los trabajadores y, sobre todo, que sea conocido por las personas trabajadoras.

En conclusión, para suplir la regulación legislativa concreta es necesario contar con estos protocolos, como necesarios para un correcto cumplimiento de la normativa laboral en la empresa puesto que va a determinar en muchos casos el sentido de las resoluciones judiciales sobre actuaciones de la empresa.

Evitamos así sanciones administrativas o sentencias condenatorias, e incluso posibles responsabilidades penales del empleador por hechos cometidos por la persona trabajadora.

Los protocolos siempre deben ser consultados a la RLT, pero además deben ser conocidos por cada trabajador por lo que debe exigirse siempre su firma, que puede ser manuscrita o digital y con acciones formativas sobre la materia.

Por tanto, es necesario tener cubierto el uso de las herramientas informáticas en materias mínimamente controladas para el buen funcionamiento del trabajo presencial o a distancia:

Protocolo de uso de los dispositivos digitales puestos a disposición de las personas trabajadoras por la empresa:

Para garantizar la protección de la intimidad de los trabajadores en el uso de los dispositivos digitales puestos a disposición por el empleador, el art. 87 de la LOPDGDD, establece que «los empleadores deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente»

En la elaboración de este protocolo deben participar los representantes de las personas trabajadoras a los que ha de requerirse la elaboración de un informe en el plazo de 15 días conforme dispone el art. 64.5.f) del ET, y por supuesto, es necesario informar a los trabajadores sobre las medidas de control. No basta con una mera información inicial. Es necesario la comunicación continua de la existencia y contenido de este protocolo puesto que como refiere la LOPDGDD «Los trabajadores deberán ser informados de los criterios de utilización a los que se refiere este apartado». (STS, n.º 723/2016, de 13 de septiembre de 2016, ECLI:ES:TS:2016:4198).

¿Qué puede ocurrir si no contamos con un protocolo de uso de los dispositivos digitales puestos a disposición de las personas trabajadoras por la empresa?

Que la intromisión de la empresa en los equipos informáticos empleados por los trabajadores podría considerarse ilegitima y la prueba obtenida podría ser declarada nula porque se ha vulnerado el derecho a la intimidad del trabajador (art. 18 de la CE), siendo una infracción muy grave (art. 8.11 de la LISOS) por lo que la empresa podría también ser sancionada por la Inspección de Trabajo.

Por ello, consideramos imprescindible este Protocolo de Uso de Herramientas Informáticas, una normativa interna en la que se determinen aquellos puntos que no se deben traspasar a la hora de trabajar, controlar el uso que el trabajador hace de su ordenador, a qué se dedica el tiempo, etc. 

Este protocolo, de obligado cumplimiento, debe ser publicado por la empresa, debe ser firmado por las partes, colgado en la intranet, instalar un pop-up que al abrir el ordenador avise al trabajador del deber de cumplir con el protocolo, etc. 

Además, para evitar usos indebidos de los ordenadores de las organizaciones empresariales sería establecer filtros de seguridad que impidieran la posibilidad de efectuar determinadas conexiones. 

Habría que determinar un control con medidas preventivas y régimen sancionador en caso de incumplimiento que también se debe divulgar para conocimiento de las partes con las correspondientes firmas. 

Crear un sistema de actualización y modificación del protocolo telemático.

Realizar un curso de formación para que no haya lugar a malas interpretaciones, así como la impresión de folletos informativos y otro tipo de documentación.

A estos efectos, volvemos a ofrecer los servicios profesionales de protocolización a fin de cubrir y prevenir estos riesgos a través de nuestras empresas especializadas.

Por su interés, Extracto artículo Protocolos de empresa para el uso de los dispositivos digitales. IBERLEY. 17 noviembre 2021.

                                                           Sevilla, 21 octubre 2022

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